На главную Контактная информация Поиск по сайту Карта сайта

 

Приём граждан:

+7 (8652) 35-52-54

 

Приёмная директора:

+7 (8652) 35-52-51

 

Версия для печати

Порядок использования архивных документов в государственном казенном архивном учреждении «Государственный архив Ставропольского края»

 

УТВЕРЖДЕН

Приказом ГКАУ «ГАСК»

От 11.12.2017 №99

 

 

 

Порядок

использования архивных документов в государственном казенном архивном учреждении «Государственный архив Ставропольского края»

I. Общие положения

1.1.   Настоящий Порядок использования архивных документов в госу­дарственном казенном архивном учреждении «Государственный архив Став­ропольского края» (далее - Порядок) разработан в соответствии с Федераль­ным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Феде­рации, порядком использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации утвержденным приказом Федерального архивного агентства от 01.09.2017 № 143, зарегистрированным в Минюсте России 01.11.2017 N 48765, Порядком использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Феде­рации, утвержденным приказом Росархива от 01.09.2017 № 143 (далее - По­рядок).

1.2.   Порядок регламентирует организацию работы пользователей с до­кументами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами, не содержащими сведения, составляющие государственную тайну (далее - дела, документы), справочно-поисковыми средствами к ним и находящимися на хранении в научно-справочных библиотеках архива печат­ными изданиями (далее - печатные издания) в читальном зале государствен­ного казенного архивного учреждения, Государственный архив Ставрополь­ского края (далее - архив).

1.3.   Пользователи обладают равными правами на изучение дел, докумен­тов, находящихся на хранении в архиве, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий в соответствии с законодательством Российской Федера­ции.

II.   ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ ПРОПУСКА ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ

В ЧИТАЛЬНЫЙ ЗАЛ

2.1.   Пользователь допускается для работы в читальный зал на основании заявления в простой письменной форме или письма направившего его органа или организации, в которых указываются фамилия, имя, отчество (при нали­чии) пользователя, место работы (учебы) и должность (при наличии), ученое звание и ученая степень (при наличии), тема, хронологические рамки иссле­дования.

2.2.     При оформлении пропуска для работы в читальном зале пользова­тель заполняет анкету (приложение к Порядку), в которой указывает:

фамилию

имя

отчество (при наличии); дату рождения гражданство

место работы (учебы) и должность (при наличии);

образование, ученое звание и ученую степень (при наличии);

основание для проведения исследования (личное заявление пользователя или письмо направившей его организации);

тему, хронологические рамки исследования цель работы;

адрес регистрации по месту жительства (пребывания) адрес фактического проживания номер контактного телефона (при наличии); адрес электронной почты (при наличии);

вид, серию, номер и дату выдачи документа, удостоверяющего личность, а также орган, выдавший документ

В случае посещения читального зала архива с сопровождающим лицом: фамилия, имя, отчество (при наличии) сопровождающего лица.

Пользователь знакомится с Порядком, предъявляет сотруднику читаль­ного зала документ, удостоверяющий личность, и дает письменное согласие на обработку персональных данных.

Пользователь, не достигший совершеннолетия, допускается для работы в читальный зал с одним из родителей или другим законным представителем, несущим ответственность за соблюдение Порядка несовершеннолетним пользователем.

Сопровождающие лица (в том числе законные представители, перевод­чики и другие помощники, лица, сопровождающие пользователя с ограни­ченными возможностями здоровья) допускаются в читальный зал архива на основании заполненной анкеты, в которой указываются: фамилия, имя, отче­ство (при наличии), дата рождения, гражданство, место работы (учебы) и должность (при наличии), адрес регистрации по месту жительства (пребыва­ния), адрес фактического проживания, номер контактного телефона (при наличии), адрес электронной почты (при наличии), вид, серия, номер и дата выдачи документа, удостоверяющего личность, а также орган, выдавший до­кумент, фамилия, имя, отчество (при наличии) сопровождаемого лица.

2.3.     Разрешение на работу в читальном зале дается руководителем архи­ва или уполномоченным им лицом (далее - руководство архива) на срок не более одного календарного года с оформлением пропуска в читальный зал в установленном порядке.

Срок работы в читальном зале может быть продлен руководством архива по заявлению пользователя. Об изменении темы и хронологических рамок исследования пользователь информирует в письменном виде сотрудника чи­тального зала.

2.4.    Срок работы в читальном зале продлевается архивом по заявлению пользователя или письму направившей его организации. Продление срока работы пользователя в читальном зале осуществляется в порядке, преду­смотренном пунктом 2.3 Порядка.

III. ДОСТУП ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ К ДЕЛАМ, ДОКУМЕНТАМ, СПРАВОЧНО-ПОИСКОВЫМ СРЕДСТВАМ К НИМ, ПЕЧАТНЫМ

ИЗДАНИЯМ

3.1.    Пользователю предоставляется доступ к делам, документам, спра­вочно-поисковым средствам к ним, печатным изданиям с учетом ограниче­ний, установленных законодательством Российской Федерации <1>.

              <1> Статья 25 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архив­ном деле в Российской Федерации", (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2007, N 49, ст. 6079; 2008, N 20, ст. 2253; 2010, N 19, ст. 2291, N 31, ст. 4196; 2013, N 7, ст. 611; 2014, N 40, ст. 5320; 2015, N 48, ст. 6723; 2016, N 10, ст. 1317, N 22, ст. 3097; 2017, N25, ст. 3596).

3.2.    Пользователю предоставляется доступ к делам, документам, спра­вочно-поисковым средствам к ним, печатным изданиям ограниченного до­ступа:

3.2.1.    содержащим сведения, составляющие охраняемую законодатель­ством Российской Федерации тайну, при условии соблюдения пользователем требований и ограничений, установленных законодательством Российской Федерации;

3.2.2.    имеющим пометку "для служебного пользования" при наличии письменного разрешения от фондообразователя (правопреемника);

3.2.3.    содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности, до истечения 75 лет со дня создания документа, если пользователь:

является субъектом указанных сведений - на основании соответствую­щего заявления при предъявлении документов, удостоверяющих личность;

является наследником по закону - на основании соответствующего заяв­ления при предъявлении документов, удостоверяющих личность и подтвер­ждающих родство;

является наследником по завещанию - на основании соответствующего заявления при предъявлении документов, удостоверяющих личность, а также документов, подтверждающих право наследования, с указанием на соответ­ствующий доступ к указанным делам, документам;

имеет согласие гражданина или его наследников на доступ к указанным сведениям - на основании соответствующего заявления при предъявлении документов, удостоверяющих личность, а также доверенности от гражданина или его наследников, удостоверенной в порядке, установленном законода­тельством Российской Федерации, подтверждающей право представлять ин­тересы доверителя.

3.3.    Доступ пользователя к делам, документам, справочно-поисковым средствам к ним, печатным изданиям, переданным по договору в архив соб­ственниками или владельцами, установившими ограничения на доступ к ним, осуществляется при предъявлении письменного разрешения от собственника или владельца.

3.4. Доступ пользователя к делам, документам, справочно-поисковым средствам к ним, печатным изданиям, на которые распространяется действие законодательства Российской Федерации об интеллектуальной собственно­сти, осуществляется с учетом требований законодательства Российской Фе­дерации об интеллектуальной собственности.

3.5.    Пользователю, являющемуся представителем фондообразователя или его правопреемника, органов государственной власти и иных государ­ственных органов, органов местного самоуправления, доступ к делам, доку­ментам, справочно-поисковым средствам к ним, печатным изданиям ограни­ченного доступа предоставляется в пределах исполнения служебных обязан­ностей по мотивированному письменному обращению органа, организации, чьим представителем он является.

3.6.    Подлинники архивных дел, документов, печатные издания не выда­ются в случаях:

выполнения служебных заданий сотрудниками архива с использованием затребованных пользователем дел, документов, печатных изданий, при этом срок, в течение которого такие дела, документы, печатные издания не выда­ются, не может превышать 120 рабочих дней со дня заказа их пользователем;

выдачи дел, документов, печатных изданий во временное пользование юридическим и физическим лицам-фондообразователям, их правопреемни­кам или по запросам органов государственной власти и иных государствен­ных органов, органов местного самоуправления, при этом срок, в течение ко­торого такие дела, документы, печатные издания не выдаются, не может пре­вышать срока, указанного в акте о выдаче во временное пользование таких дел, документов, печатных изданий;

экспонирования дел, документов, печатных изданий на выставке, при этом срок, в течение которого такие дела, документы, печатные издания не выдаются, не может превышать срока их выдачи из архивохранилища, опре­деленного распорядительным документом на проведение выставки;

выдачи дел, документов, печатных изданий другому пользователю в чи­тальный зал, при этом срок, в течение которого такие дела, документы, пе­чатные издания не выдаются, не может превышать 40 рабочих дней со дня заказа их пользователем.

3.7. В случае нарушения пользователем подпунктов 4.2.5, 4.2.6, 4.2.9, 4.2.19 Порядка подлинники архивных дел, документов, справочно-­поисковых средств к ним, печатных изданий пользователю не выдаются с да­ты подачи архивом заявления об административном правонарушении либо заявления о преступлении по факту совершения пользователем указанных в настоящем пункте нарушений и до даты вступления в законную силу поста­новления по делу об административном правонарушении либо вынесения решения об отказе в возбуждении дела об административном правонаруше­нии по факту совершения пользователем указанных в настоящем пункте нарушений или даты вступления в законную силу приговора суда по уголов­ному делу либо вынесения решения об отказе в возбуждении уголовного де­ла по факту совершения пользователем указанных в настоящем пункте нарушений.

 

IV.    ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ

4.1.   Пользователь вправе:

4.1.1.   Посещать читальный зал архива, изучать дела, документы, справочно-поисковые средства к ним, печатные издания на безвозмездной основе.

4.1.2.   Получать услуги на возмездной основе с оформлением актов сда­чи-приемки оказанных услуг.

4.1.3.   Получать непосредственно в архиве или с использованием инфор­мационно-телекоммуникационных сетей информацию о порядке оформления пропуска в читальный зал, графике работы читального зала, порядке и усло­виях предоставления услуг архивом.

4.1.4.   Получать для изучения в виде подлинников и (или) копий фонда пользования дела, документы, прошедшие научное описание, техническое оформление и не признанные находящимися в неудовлетворительном физи­ческом состоянии в соответствии с порядком признания документов Архив­ного фонда Российской Федерации находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии, справочно-поисковые средства к ним, печатные из­дания

Подлинники дел, документов, имеющие копии фонда пользования, яв­ляющиеся уникальными, имеющие в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни и состоящие на особом режиме учета и хране­ния, а также находящиеся в неудовлетворительном физическом состоянии, выдаются в порядке, установленном правилами организации хранения, ком­плектования, учета и использования документов Архивного фонда Россий­ской Федерации и других архивных документов в государственных и муни­ципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях.

4.1.5.   Получать в день обращения справочно-поисковые средства к де­лам, документам, а также иметь доступ к автоматизированным справочно­поисковым средствам, находящимся в читальном зале.

4.1.6.   Заказывать в читальном зале или с использованием информацион­но-телекоммуникационных сетей дела, документы, справочно-поисковые средства к ним, печатные издания по теме исследования.

4.1.7.   Заказывать единовременно в течение рабочего дня и получать на безвозмездной основе не позднее чем через 2 рабочих дня (дела, документы ограниченного доступа, частично рассекреченные, на иностранных языках - не позднее чем через 10 рабочих дней) со дня оформления заказа:

до 20 дел общим объемом не более 1500 листов (либо одно дело объе­мом более 1500 листов) управленческой и научно-технической документации или не более 500 листов (либо одно дело объемом более 500 листов) доку­ментов личного происхождения;

до 10 единиц хранения аудиовизуальных и электронных документов.

4.1.8.       Изучать полученные дела, документы, печатные издания в течение 20 рабочих дней, подлинники особо ценных дел, документов в течение 10 ра­бочих дней.

4.1.9.       Иметь в пользовании одновременно до 20 дел, документов, печат­ных изданий, общим объемом не более 1500 листов (либо одно дело объемом более 1500 листов) управленческой и научно-технической документации или не более 500 листов (либо одно дело объемом более 500 листов) документов личного происхождения.

4.1.10. Проверять при получении дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий их целостность и сохранность.

4.1.11. Пользоваться оборудованием читального зала, предназначенным для изучения дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, печат­ных изданий.

4.1.12.        Использовать при изучении дел, документов, справочно­-поисковых средств к ним, печатных изданий для осуществления выписок и набора текста собственные технические средства без звуковых сигналов и без подключения к информационно-телекоммуникационным сетям архива или арендовать технические средства архива.

4.1.13.        Заказывать либо изготавливать самостоятельно арендуемыми техническими средствами архива или собственным техническим средством копии архивных дел, документов, печатных изданий в объеме не более 100 листов (кадров, электронных образов) в течение рабочего дня на возмездной основе при соблюдении требований подпунктов 4.2.21 - 4.2.25 Порядка.

4.1.14. Заказывать копии дел, документов, печатных изданий либо изго­тавливать самостоятельно копии дел, документов, печатных изданий во вне­очередном порядке и (или) сверх объема, установленного в подпункте 4.1.14 Порядка, на возмездной основе.

4.1.15. Вносить в читальный зал и выносить письменные принадлежно­сти, выписки из дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, пе­чатных изданий, копии архивных документов, печатных изданий, листы с машинописным текстом, рукописный материал, гранки научной работы, соб­ственные технические средства, используемые при изучении дел, докумен­тов, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий, копировании дел, документов, печатных изданий на основании заявления.

4.1.16. Привлекать в случае необходимости к работе в читальном зале сопровождающих лиц в порядке, установленном пунктом 2.2 Порядка.

4.1.17. Предоставлять архиву экземпляр издания, подготовленного с использованием дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, печат­ных изданий, находящихся на хранении в архиве.

4.1.18. Обращаться к руководству архива с предложениями, замечания­ми, жалобами по вопросам организации работы читального зала.

4.1.19.        Обжаловать отказ в выдаче дел, документов, справочно-­поисковых средств к ним, печатных изданий в соответствии с законодатель­ством Российской Федерации.

4.2. Пользователь обязан:

4.2.1.   Соблюдать Порядок и разработанные на его основе локальные ак­ты, регламентирующие работу пользователей с делами, документами, справочно-поисковыми средствами к ним, печатными изданиями в читальных за­лах архивов.

4.2.2.                     Сдавать на хранение при входе в читальный зал верхнюю одежду, сумки размером более 200 х 300 мм, зонты, пакеты и иные предметы, кроме указанных в подпункте 4.1.16 Порядка.

4.2.3.   Вносить в читальный зал предметы, указанные в подпункте 4.1.16 Порядка, в прозрачном пакете и (или) сумке размером не более 200 х 300 мм.

4.2.4.   Регистрироваться при каждом посещении в журнале учета посе­щений читального зала.

4.2.5.   Соблюдать график работы читального зала и архива, обществен­ный порядок, тишину и чистоту в читальном зале, а также права и законные интересы других пользователей и работников архива. Не проносить продук­ты питания и напитки в читальный зал.

4.2.6.   Обеспечивать целостность и сохранность полученных для изуче­ния дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий.

4.2.7.   Ставить подпись в заказе (требовании) за получение дел, докумен­тов, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий.

4.2.8.   Незамедлительно сообщать работнику читального зала архива об обнаружении повреждений или дефектов дел, документов, справочно­-поисковых средств к ним, печатных изданий, отсутствии листов, неправиль­ной нумерации, наличии вложений, не указанных в листах-заверителях полу­ченных дел.

4.2.9.         Не повреждать полученные дела, документы, справочно-­поисковые средства к ним, печатные издания, в том числе:

не писать на листах дел, документов, не пачкать, не рвать, не резать ли­сты дел, документов, не загибать их углы, не вырывать листы из дел, не пе­рекладывать листы в делах;

не вносить изменения в тексты документов, не делать на документах и обложках дел, упаковках аудиовизуальных документов пометы, исправления, подчеркивания;

не писать на листах бумаги, положенных поверх дел, документов, не

калькировать документы;

не вкладывать в дела, документы, упаковки аудиовизуальных докумен­тов посторонние предметы, не оставлять в делах закладки;

не оставлять дела, документы открытыми на время отсутствия пользова­теля в читальном зале;

не пользоваться клеем, скотчем, маркером, перьевой ручкой, стикером, корректирующей жидкостью (штрихом), копировальной бумагой, ножница­ми, другими режущими предметами;

не передавать дела, документы другим пользователям (за исключением сопровождающих лиц, указанных в пункте 2.2 Порядка);

не брать дела, документы у других пользователей (за исключением со­провождающих лиц, указанных в пункте 2.2 Порядка);

не делать пометы на карточках при использовании каталогов;

не переставлять и не вынимать карточки из картотечных ящиков при ис­пользовании каталогов;

не применять физические усилия, которые могут привести к нарушению целостности переплета дел, документов.

4.2.10.    Заполнять листы использования полученных дел, документов, справочно-поисковых средств к ним (при наличии у них листов использова­ния), указывая дату использования, фамилию, инициалы (разборчиво), характер. произведенной работы.

4.2.11.    Сдавать сотруднику читального зала после окончания работы при каждом посещении читального зала дела, документы, справочно-поисковые средства к ним, печатные издания.

4.2.12.    Не выносить из читального зала дела, документы, справочно-поисковые средства к ним, печатные издания, копии фонда пользования.

4.2.13.    Соблюдать требования работы с оборудованием, установленным в читальном зале.

4.2.14.    Не производить на компьютерах читального зала архива копиро­вание и модификацию электронных ресурсов, не загружать и не устанавли­вать программы, не вносить изменения в файловую структуру и не менять структуру расположения папок, не использовать компьютеры читального за­ла архива для передачи информации через информационно-­телекоммуникационные сети, не выгружать с них информацию на съемные носители.

4.2.15.    Не заходить в служебные помещения архива, не пользоваться служебными картотеками, служебными телефонами, а также техническими средствами архива, находящимися вне пределов читального зала.

4.2.16.    Не передавать пропуск в читальный зал другому лицу (за исключением сопровождающих лиц, указанных в пункте 2.2 Порядка).

4.2.17.    При невозможности посещения читального зала в течение срока, на который выданы дела, документы, печатные издания, сообщать в архив для продления срока их нахождения в читальном зале (не более чем на 10 ра­бочих дней). Если такая просьба от пользователя не поступала, подобранные дела, документы, печатные издания возвращаются в архивохранилище без уведомления пользователя.

4.2.18.    Сообщать в архив об изменении сведений, обязательных к указа­нию в анкете пользователя, работающего в читальном зале, при первом после такого изменения посещении читального зала архива.

4.2.19.    Выполнять законные требования работников архива, охранной и пожарной служб архива.

4.2.20.    Предъявлять сотруднику охранной службы архива по его требо­ванию имеющиеся у пользователя материалы и предметы, указанные в под­пункте 4.1.16 Порядка.

4.2.21.    При копировании дел, документов, печатных изданий техниче­скими средствами архива указывать при оформлении заказа на копирование перечень копируемых дел, документов, печатных изданий с указанием их ар­хивных шифров, объема копирования, количества экземпляров, вида копий, технических параметров копирования.

4.2.22.     При самостоятельном копировании дел, документов, печатных изданий заключать договор с архивом на организацию копирования дел, до­кументов, печатных изданий собственным техническим средством или арен­дуемым техническим средством архива.

4.2.23.     Производить самостоятельное копирование собственным техни­ческим средством или арендуемым техническим средством архива дел, до­кументов, печатных изданий в специально отведенном(-ых) архивом для этих целей месте(-ах) в присутствии работника архива, который обеспечивает подготовку дел, документов, печатных изданий для копирования и их со­хранность в процессе копирования, контроль за соблюдением условий копи­рования.

4.2.24.     Использовать при самостоятельном копировании собственное бесконтактное мобильное копирующее техническое средство без штативов, съемных объективов и осветительного оборудования (например, телефон, фотоаппарат, планшетный компьютер) с выключенными функциями вспыш­ки и подачи звуковых сигналов. Запрещается применение собственных кон­тактных технических средств (в том числе, ручные, планшетные, протяжные сканеры, копиры), фиксирующих и прижимных устройств, подручных средств и физических усилий, которые оказывают негативное влияние на фи­зическое состояние дел, документов, печатных изданий.

4.2.25.     Не осуществлять самостоятельное копирование подлинников дел, документов, печатных изданий:

имеющих копии фонда пользования;

отнесенных к категории особо ценных;

признанных находящимися в неудовлетворительном физическом состо­янии в соответствии с порядком признания документов Архивного фонда Российской Федерации находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии с угасающим текстом, при наличии пигментных пятен, коррозии железо-галловых чернил, нарушения связи красочного слоя с основой (рас­трескивание, осыпи, порошение), на ломкой бумаге, на кальке, имеющих сургучные и восковые печати, повреждение переплета (раскол блока, нару­шение шитья, выпадение листов), корешок, который не позволяет раскрыть дело на ровной поверхности, не причиняя при этом повреждений переплету и самому делу.

4.2.26.     Указывать при публикации дел, документов их архивные шифры.

4.2.27.     Предоставлять архиву библиографические данные публикаций, адреса интернет - ресурсов, подготовленных с использованием дел, докумен­тов, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий, находящихся на хранении в архиве.

 

АНКЕТА пользователя, работающего в читальном зале архива

Приказ о внесении изменений в Порядок использования архивных документов

 

 

 

 

  • Комитет Ставропольского края по делам архивов
  • Портал государственных услуг Ставропольского края
  • Портал государственных услуг РФ